Desafíos durante el COVID-19 y horizontes post-pandemia

Desde la división de Assistants de Page Personnel se llevó a cabo un focus group, aplicado a una muestra de 15 personas, que hoy en día asumen posiciones de Office Manager y Asistentes de cargos directivos en distintas compañías. La sesión estuvo moderada y guiada por una serie de preguntas estructuradas diseñadas especialmente para conocer las tendencias actuales en este tipo de roles, que además de tener una gran demanda en el mercado, tienen la particularidad de ser posiciones difíciles de cubrir por la cantidad de habilidades que requiere. 

Desafíos del rol durante la pandemia del COVID-19

Siempre se pensó que el/la Office Manager y Asistentes eran posiciones exclusivamente del trabajo de oficina in situ, y que fuera de éstas no tendrían un rango de acción o posibilidades de crecimiento. Es una creencia que se desmitifica con los testimonios que ofrecieron los participantes del focus group al conversar acerca de los cambios del rol en la virtualidad. Lejos de lo que se presumía, las personas a cargo de estos puestos deben velar, aún trabajando en entornos virtuales, por el desarrollo de actividades en tiempo y forma, y la coordinación de actividades continúe su curso. 
Si bien es cierto que proveer la infraestructura necesaria es clave para el correcto desempeño, a esto se le suman variables personales de la vida misma que impiden, en algunos casos, dar la milla extra; es el caso de hombres y mujeres que también son padres de familia y que la dinámica del hogar complejizó los esquemas en los que venían trabajando hasta ahora. 
Ser Office Manager, o asumir la posición de Asistente implica mucho contacto person-to-person con el equipo y con otros stakeholders. Esto, en líneas generales, representó un desafío ya que al no tener la posibilidad de socializar como era costumbre, fue necesario desarrollar nuevas habilidades para poder llevar a cabo el trabajo a distancia. ¿Nuevas habilidades? Sí, y la más relevante en tiempos donde la virtualidad prepondera fue la de atención a los detalles. 
También es cierto que el trabajo remoto ha traído muchos beneficios a la mayoría. La virtualidad puede permitir llevar una vida laboral administrada y organizada pues la eficiencia de los procesos en el día a día va a depender, en gran medida, de la gestión del tiempo. Dicho esto, un esquema híbrido para la vuelta a la oficina es considerado una opción viable para encarar el desafío de pensar estas posiciones post pandemia. 
Las personas que componen la muestra aseguraron que independientemente del lugar de trabajo, cuentan con las capacidades para desempeñar el rol, y que en algunos casos puntuales, la comunicación es más efectiva en encuentros presenciales; sin embargo las tareas del día a día pueden continuar bajo estos modelos híbridos porque cuentan con la capacidad de adaptación. 
El rol y concepto de lo que significa ser Asistente se está transformando. De ahora en adelante, tendrá más apertura y visibilidad, pues va más allá de la descripción de las tareas del puesto e incorpora todas las capacidades que se van desarrollando de acuerdo a las necesidades del negocio.

¿Pensando ser Office Manager?

Son distintos los caminos que llevaron a cada una de las personas a iniciar una carrera profesional desempeñando estas funciones. Sin embargo, entre las habilidades más valoradas para asumir esta posición y que, probablemente, te ayudarían a encajar en el puesto están la organización, la planificación y la resolución de problemas de forma efectiva.
Siguiendo la agenda del grupo focal, se inició con la pregunta acerca de cuáles fueron los primeros motivos por los que decidieron ser Office Manager. Las respuestas fueron muy variadas, pero si hubo una constante es que es una posición que demanda grandes capacidades de coordinación de agendas y planificación de eventos, por eso seguir desarrollando habilidades intrínsecas a la gestión actividades son fundamentales y representan el motivo de la elección de esta carrera profesional.
Un rol que también notamos que las asistentes disfrutan bastante, es el poder apoyar o sólo con la agenda laboral sino también personal. Además, ocupar este cargo supone conocer la función de todos en la oficina y colaborar con distintas áreas (stakeholder management): Accounting, HR, Legales. Tener destrezas en logística, es quizás, la base de este rol. 
Pero al consultarle a las expertas, indican que las habilidades más importantes que hay que tener para asumir efectivamente esta posición, son principalmente soft skills: proactividad, confianza, confidencialidad, discreción y resolución de problemas. 

Las ganancias de ser Office Manager van mucho más allá del salario

Independientemente del rol que se desempeña dentro de una empresa, siempre es muy valioso sentirse útil y hacer aportes relevantes que suman valor al negocio y al equipo al que se pertenece. Dentro de las mayores aportaciones que consideran haber tenido en su experiencia como asistentes destaca la ayuda al prójimo: recibir familias cuando llegan de otros países, apoyar con la logística familiar que significa empezar una nueva vida desde cero; además de ese trabajo constante de instruir a las demás personas para que entiendan qué hace una asistente, que desde luego no es poca cosa. 
Se trata de tocar vidas para poder cambiarlas, y es una expresión más de la filosofía de la empresa. 
En lo que respecta a los feedbacks que más han alimentado su carrera apareció como clave del relato la importancia de tener buena relación con el line manager y esto responde a que gracias a eso, a la confianza y a la eficiencia, designan más responsabilidades, lo que claramente viene de la mano con una gran carga de motivación a la vez que de compromiso. 

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